Sempena sambutan perayaan Hari Raya Aidilfitri pada 28-29 Julai 2014 ramai penjawat awam di Ibu Pejabat dan ILJTM akan mula bercuti sebelum dan selepas hari raya ini. Oleh yang demikian, adalah dimohon kepada tuan/puan supaya mengambil tindakan yang perlu bagi mempastikan keselamatan pejabat dan aset-aset Kerajaan agar sentiasa selamat dan dilindungi. Langkah keselamatan ini bukan hanya terhad kepada kawasan pejabat sahaja tetapi juga meliputi kediaman penjawat awam dan juga dewan makan di dalam kawasan ILJTM.
Langkah-langkah keselamatan yang perlu diberi perhatian adalah seperti garis panduan, prosedur, Arahan Keselamatan dan Akta yang berkuatkuasa:
Adalah menjadi tanggungjawab setiap pegawai dan kakitangan untuk mempastikan persekitaran tempat kerja berada di dalam keadaan baik dan selamat;
Semua pegawai dan kakitangan perlu log off komputer, printer, suis dimatikan, pemacu cakera dikosongkan, peranti mudah alih disimpan dan dikunci dengan selamat mengikut peraturan keselamatan yang ditetapkan;
Aset mudah alih seperti kenderaan, peralatan dan perkakasan bengkel yang bernilai dan berharga seperti laptop, mesin-mesin ringan, tools mudah bawa hendaklah disimpan di tempat yang selamat. Kenderaan hendaklah dikunci dan kad inden minyak serta touch and go hendaklah dipulangkan dan disimpan di tempat yang selamat;
Dokumen penting dan dokumen rahsia rasmi disimpan dan dikunci dalam peti-peti besi keselamatan mengikut arahan-arahan keselamatan yang ditetapkan;
Wang, kutipan, setem yang bernilai hendaklah disimpan dalam peti-peti besi keselamatan mengikut arahan-arahan keselamatan yang ditetapkan. Wang tunai kutipan dari mana-mana cara samada sebagai perolehan hasil atau akaun amanah hendaklah disimpan ke dalam bank;
Setiap individu hendaklah mempastikan semua lampu, penyaman udara, peralatan elektrik dan elektronik, suis punca kuasa dan sebagainya yang tidak digunakan ditutup bagi mengelakkan kebakaran. Arahan ini meliputi asrama kediaman pelajar dan rumah kediaman ILJTM yang akan ditinggalkan;
Peralatan-peralatan dan sistem keselamatan fizikal seperti CCTV, kad akses, penggera ceroboh, penggera kebakaran dan sebagainya hendaklah dipastikan berfungsi dengan baik;
Mengarahkan syarikat pembekal kawalan keselamatan mengadakan kawalan keselamatan yang maksimum dengan melaksanakan tugas rondaan lebih kerap, sentiasa bersiap siaga, kawalan dan pemantauan yang lebih teliti dan segera melaporkan sebarang insiden atau kegiatan yang mencurigakan mengikut Standard Operation Procedur (SOP) yang ditetapkan;
Mempastikan dan merekodkan daftar keluar masuk orang awam serta pegawai awam ILJTM semasa tempoh cuti perayaan. Mana-mana pegawai awam yang tinggal di kediaman ILJTM yang tidak pulang berhari raya hendaklah melaporkan diri dan memaklumkan kepada pihak pengurusan ILJTM;
Melantik seorang pegawai khas atau pegawai keselamatan pejabat sedia ada bagi membuat pemantauan dengan mana-mana pihak yang berkaitan dengan keselamatan premis pejabat;
Mempastikan tiada kerja-kerja penyelenggaraan bangunan, cucian bangunan dan kawasan, dewan makan dijalankan pada tempoh masa cuti tersebut kecuali bagi kerja-kerja yang telah mendapat kebenaran ILJTM terlebih dahulu dengan syarat kawalan pemantauan yang rapi;
Mempastikan kesemua paip air di bangunan asrama ditutup dan air tidak dibiarkan melimpah tanpa kawalan.
Mempastikan hanya lampu di kawasan-kawasan yang berisiko dinyalakan sebelah malam.
Mana-mana pegawai dan kakitangan awam yang tidak mematuhi peraturan ini dan gagal melindungi aset Kerajaan atau yang menyebabkan risiko keselamatan atau kemusnahan atau pembaziran aset Kerajaan boleh diambil tindakan tegas.
Kerjasama tuan/puan amatlah diharapkan. Bersama-samalah kita menjaga keselamatan aset Kerajaan.
Sekian, terima kasih.